CANAL DE DENUNCIAS
Entre los sistemas adecuados para el seguimiento de su actividad, además del Protocolo de Sugerencias, Quejas y Reclamaciones, ADIPA considera que una herramienta fundamental para el seguimiento de la actividad y que fomenta la transparencia es un canal de denuncias cuya gestión esté debidamente protocolizada.
Este canal es una herramienta fundamental para canalizar los posibles problemas que puedan existir en la organización, lo que permitiría al órgano de gobierno y/o gestión actuar sobre ellos para evitar riesgos a la entidad.
Además, para que este canal sea eficiente, deben existir estadísticas de su uso como por ejemplo número de denuncias en los dos últimos años, número de desestimaciones, etc.
1.- OBJETIVO
El objetivo de esta política es establecer el sistema para la gestión de denuncias que permita identificar conductas irregulares en nombre de ADIPA. Además, permitirá identificar áreas de mejora en su gestión interna.
Para ello, se habilitarán canales para el envío de las denuncias que podrán utilizar todos los grupos de interés: empleados y voluntarios, donantes, beneficiarios, proveedores, etc.
Se considera que una denuncia implica manifestar el estado ilegal, irregular o inconveniente de cualquier acción llevada a cabo por la Asociación de Discapacitados Psíquicos de Antequera y de su Comarca.
2.- PRINCIPIOS
La política del canal de denuncias de la Asociación de Discapacitados Psíquicos de Antequera y de su Comarca se basa en los siguientes principios:
Accesibilidad: el canal de comunicación será claro y de fácil acceso a través de un correo electrónico establecido con esta finalidad y que será público a través de la página web de ADIPA.
Transparencia: esta política será pública, así como el correo electrónico establecido como medio de comunicación. Se informará a los empleados y grupos de interés de la existencia de este canal de denuncias.
Buena fe: las denuncias se podrán realizar de manera anónima. No obstante, para poder realizar un seguimiento adecuado, se solicitará información para contactar con el denunciante, siendo decisión del denunciante proporcionarla o realizar la denuncia de forma anónima.
ADIPA se compromete a no tomar ninguna medida disciplinaria ni acción legal contra el emisor de una denuncia de buena fe.
ADIPA se reserva el derecho de emprender acciones legales o disciplinarias contra cualquier empleado o miembro del órgano de gobierno de la Asociación que tome una represalia contra el emisor de una denuncia de buena fe.
Confidencialidad: la identidad de la persona que realice la comunicación tendrá la consideración de información confidencial y no podrá ser comunicada sin su consentimiento.
No obstante, los datos de las personas que efectúen la comunicación podrán ser facilitados tanto a las autoridades administrativas como a las judiciales siempre que fueran requeridos como consecuencia de cualquier procedimiento derivado del objeto de la denuncia. Dicha cesión de los datos a las autoridades administrativas o judiciales se realizará siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre protección de datos de carácter personal.
Objetividad e imparcialidad: una vez recibida una denuncia se garantizará el derecho a la intimidad, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas objeto de la misma.
El órgano de gobierno, una vez tenga conocimiento de la denuncia en la forma que se indica en el párrafo siguiente, nombrará a una o varias personas quienes se encargarán de la gestión de la misma. En el caso de que la denuncia pueda suponer un conflicto de interés con alguna de las personas nombradas para su gestión, ésta será apartada de dicha gestión, pudiendo ser sustituida.
Las personas encargadas de la gestión del canal de denuncias, al inicio de que se produzca, serán el/la gerente, el/la responsable del Servicio de Recursos Humanos y el/la responsable del Servicio de Trabajo Social y Familias, de la Asociación, quienes, de manera independiente e inmediata, la pondrá en conocimiento de la Junta Directiva, quien tomará la decisión sobre la persona o personas que deberán llevar a cabo la gestión de la denuncia.
Eficiencia: la tramitación de todas las solicitudes se realizará a la mayor brevedad posible. No obstante, la Asociación de Discapacitados Psíquicos de Antequera y de su Comarca se reserva el derecho a no emitir una respuesta en los siguientes casos:
- Solicitudes de datos de carácter confidencial: en el caso de datos regulados por leyes o que afecten a acuerdos privados que exigen la protección de las personas y de las instituciones involucradas.
- Solicitudes maliciosas que vulneren claramente el criterio de buena fe por ser irrespetuosas por su contenido o su forma. Cuando haya razones o indicios de que la comunicación se ha presentado de mala fe, se desestimará su seguimiento y se informará al emisor de los motivos de la desestimación. La Asociación de Discapacitados Psíquicos de Antequera y de su Comarca se reserva entonces el derecho a tomar medidas disciplinarias o de otra índole.
3.- PROCEDIMIENTO
Acceso: ADIPA habilitará un correo electrónico, visible en la página web, para la recepción de denuncias. A este correo electrónico tendrán acceso, exclusivamente, las personas encargadas de la gestión del canal de denuncias al inicio que se produzcan, quienes se comprometen a tratar de manera confidencial la información recibida.
Gestión de la información: se realizará un registro con las denuncias recibidas en el que figure el código asignado a la denuncia, la fecha de recepción, la información contenida y la fecha de respuesta, así como cualquier seguimiento posterior.
Análisis y resolución:
- La o las personas designadas por el órgano de gobierno para la gestión de cada una de las denuncias reciben la denuncia y solicitan información u otras cuestiones, si fuese necesario, a la Gerencia, Servicio o Centro que pueda estar relacionado con la denuncia.
- En el caso de las denuncias:
- La o las personas designadas por el órgano de gobierno se encargarán de llevar a cabo la investigación sobre la denuncia recibida, para lo que podrán entrevistar a cuantas personas consideren de relevancia para tomar una decisión objetiva.
- El trámite de investigación incluirá siempre una entrevista privada con la persona supuestamente responsable de la conducta denunciada.
- Una vez llevada a cabo la investigación, se realizará un breve informe sobre las conclusiones. Este informe se pondrá en conocimiento de la Junta Directiva de la Asociación y de la persona que realizó la denuncia.
- Una vez realizado este informe, se podrán imponer las medidas disciplinarias o sanciones adecuadas. En los casos que sean constitutivos de delito, se pondrá en conocimiento de las autoridades.
- La tramitación de todas las solicitudes se realizará a la mayor brevedad posible, estableciendo un plazo máximo de 30 días para dar respuesta a las mismas. Si por alguna razón no se pudiese enviar respuesta en ese plazo, se informará al interesado de que su solicitud está en curso y se le ofrecerá un nuevo plazo.
Febrero 2023